Etkinlik
Ajansı.
Marka en çok yüz yüzeyken hatırlanır. Konseptten sahneye kadar deneyimi tasarlıyor, kuruyor ve yönetiyoruz.
Roimake, İstanbul merkezli bir etkinlik ajansıdır. Lansman, kurumsal etkinlik, bayi toplantısı ve fuar standını konseptten sahaya kadar planlar, kurar ve yönetir; etkinliği canlı yayın, sosyal içerik ve sonrası kampanyayla dijitale bağlar. Bütçeyi tedarikçi faturalarıyla şeffaf tutar, sonucu katılım ve talep rakamlarıyla raporlarız. Sözleşme projeye özel ve aşama teslimlidir.
Projeni konuşalım ↗Etkinlik bir gün sürer; deneyim yıllarca.
Salon dolduran çok; iz bırakan az. Her etkinliği bir marka anlatısı olarak kurgular, kapıdan girişten sahne ışığına kadar tek dil konuştururuz. Ve gün bittiğinde iş bitmez: etkinlik, aylarca yaşayan içeriğe dönüşür.
Konsept & kurgu
Etkinliğin tek cümlelik vaadi belirlenir; her detay o cümleye hizmet eder.
Planlama & tedarik
Mekân, teknik, tedarikçi ve bütçe; B planı olmayan plan, plan değildir.
Sahne & uygulama
Kurulumdan akışa gün boyu tek elden yönetim; siz sahneye odaklanın.
Ölçüm & içerikleştirme
Katılım ve memnuniyet raporlanır; kayıtlar aylarca dönen içeriğe kesilir.
İnsan yargısını, makine hızıyla ölçekliyoruz.
Etkinlik ajansı ne yapar?
Etkinlik ajansı, bir markanın insanlarla yüz yüze geldiği anı tasarlayan, kuran ve yöneten ekiptir. Sahne ve ikram işin görünen kısmıdır; asıl iş, etkinliğin markaya ne kazandıracağına baştan karar vermek ve o günü sonrasında da çalışan içeriğe çevirmektir. Roimake'te event yönetimi beş iş türünü kapsar.
Lansman organizasyonu
Yeni ürünün, modelin, projenin ya da şubenin ilk kez gösterildiği etkinlik. Konsept, sahne ve gösterim akışı ürünün en iyi göründüğü âna göre kurulur. Otomotiv ve konut projesi lansmanlarında hedef, satış ekibinin etkinlikten talep listesiyle çıkmasıdır.
Kurumsal etkinlik ve bayi toplantısı
Yıl sonu toplantısı, bayi ve iş ortağı buluşması, şirket içi kutlama ve eğitim günleri. Program, konuşmacı akışı, sahne, teknik, konaklama ve ulaşım tek elden yürür; sunum tasarımını kreatif ekibimiz üstlenir.
Fuar standı ve deneyim alanı
Fuar standının tasarımı, üretimi, kurulumu ve fuar boyunca işletilmesi; AVM ve açık alanda deneyim alanları. Stant, logo taşıyan bir duvar değil, ziyaretçinin durup bir şey yaptığı yerdir; ürün deneme, demo ve kayıt akışı tasarımın parçasıdır.
Basın ve influencer etkinliği
Basın mensupları ve içerik üreticileri için küçük ölçekli, içerik üretmeye elverişli etkinlik. Davetli listesi markanın hedef kitlesine göre kurulur; iş birliğinin paylaşımda açıkça belirtilmesi ve içerik takvimi brief'te yazılıdır.
Dijitalle bütünleşik etkinlik
Etkinlik bir gün sürer, içeriği aylarca çalışır. Canlı yayın, etkinlik günü sosyal medya içeriği, sonrası özet video ve kayıtlı katılımcılara yönelik kampanya; prodüksiyon, sosyal medya ve dijital medya ekiplerimizle aynı planda yürür.
Kime uygun, kime uygun değil?
Bir etkinlik ajansı her hedef için doğru araç değildir. Bazen aynı bütçeyle yapılacak dijital kampanya daha çok kişiye ulaşır; bunu teklif aşamasında söyleriz.
Uygun
- Ürünü, mekânı ya da ekibi yüz yüze göstermenin satışa etki ettiği markalar: otomotiv, inşaat ve gayrimenkul, yeme-içme ve turizm.
- Bayi, iş ortağı ve satış ekibini yılda en az bir kez bir araya getiren B2B ve üretim şirketleri.
- Fuara katılan ve standdan iş bağlantısıyla dönmek isteyen kurumsal markalar.
Uygun değil
- Hedefi "bir şey yapmış olmak" olan etkinlikler. Hedefi tek cümleyle yazamıyorsak bütçeyi harcamayı önermeyiz.
- Etkinlik gününe altı haftadan az kalmış büyük ölçekli işler. Süre yoksa ya ölçeği küçültür ya da tarihi konuşuruz.
- Yalnızca mekân ve ikram ayarlanmasını isteyenler. Bu iş için organizasyon firması yeterlidir.
Etkinlik nasıl planlanır?
Etkinlik proje işidir; aşama aşama ilerler ve her aşama teslimle kapanır. Takvim orta ölçekli bir lansman ya da kurumsal toplantı için tipik süreyi gösterir; garanti değil, planın başlangıcıdır.
| Aşama | Ne yapıyoruz | Size teslim edilen | Sizden beklenen |
|---|---|---|---|
| Brief ve hedef · 10-12 hafta önce | Etkinliğin tek cümlelik hedefini, kitlesini, tarihini ve bütçe çerçevesini netleştiririz | Hedef ve ölçüt notu; etkinlik türü önerisi | Brief bilgileri, tarih ve bütçe aralığı, karar verecek kişi |
| Konsept ve bütçe planı · 8-10 hafta önce | Konsept, akış, mekân seçenekleri ve kalem kalem bütçe planı hazırlanır | Konsept sunumu, program taslağı ve bütçe planı, onayınıza | Konsept ve bütçe onayı tek turda |
| Tedarik ve mekân · 6-8 hafta önce | Mekân sözleşmesi; sahne, ses, ışık, ikram, ulaşım ve konaklama tedarikçileri bağlanır; B planı yazılır | Tedarikçi listesi ve sözleşmeleri, risk ve B planı notu | Mekân ve tedarikçi sözleşmelerinin imzası (sizin adınıza) |
| Davet ve iletişim · 4-6 hafta önce | Davetli listesi, davetiye, kayıt sayfası, hatırlatma akışı, basın ve sosyal medya duyurusu | Kayıt sayfası ve davetiye; haftalık kayıt raporu | Davetli listesi, konuşmacılar ve sunum içerikleri |
| Etkinlik günü | Kurulum, prova, kapı ve kayıt, sahne akışı, teknik, ikram ve söküm tek elden yönetilir | Gün sonunda kısa durum notu ve ilk fotoğraflar | Sahneye çıkacak kişilerin provaya katılması |
| Sonrası ölçüm ve içerik · 1-2 hafta sonra | Katılım ve talep verisi toplanır, teşekkür ve takip mesajları gider, fotoğraf ve video kesilir | Sonuç raporu, içerik paketi, tedarikçi fatura dosyası | Satış ekibinden takip geri bildirimi |
Hangi etkinlik türü ne zaman?
Etkinlik türünü bütçeye göre değil, hedefe göre seçeriz; ilk sorumuz hep aynıdır: bu etkinlikten ne çıkmalı?
| Tür | Hedef | Ne zaman öneririz |
|---|---|---|
| Lansman | Yeni ürünü basına, bayiye ve müşteriye aynı anda göstermek; talep listesi | Gösterilecek somut bir ürün, model ya da proje varsa ve satış ekibi takibe hazırsa |
| Bayi ve iş ortağı toplantısı | Yıllık hedefi anlatmak, bağlılığı artırmak | Satış kanalı bayilere dayanıyorsa; yılda bir, sezon başında |
| Kurumsal etkinlik | Ekip bağlılığı, kurum kültürü, kutlama | Şirket büyüyorsa; birleşme, taşınma ya da yıl dönümü varsa |
| Fuar standı | Sektör alıcılarıyla yüz yüze görüşme, iş bağlantısı | Fuar gerçekten alıcı çekiyorsa ve standda görüşme yapacak ekip varsa |
| Deneyim alanı | Son tüketiciye ürünü denetmek, sosyal içerik üretmek | Ürün denemeyle satılıyorsa: yeme-içme, otomotiv, perakende |
| Basın ve influencer etkinliği | Haber ve içerik çıktısı, üçüncü kişinin anlatımı | Haber değeri olan yeni bir şey varsa; lansmandan önce ya da yerine |
| Çevrim içi ya da karma etkinlik | Şehir dışı kitleye ulaşmak, kayıt ve talep toplamak | Kitle dağınıksa ve bütçe sınırlıysa; B2B eğitim ve tanıtımlarda |
Brief'te ne gerekir, ne ölçülür?
İlk toplantıdan önce şu bilgileri isteriz; hazır olmayanları birlikte yazarız.
- Hedef ve ölçüt. Etkinlikten ne çıkmalı: kaç katılımcı, kaç talep, hangi basın çıktısı, hangi mesajın hatırlanması.
- Kitle ve davetli. Kim gelecek: müşteri, bayi, basın, çalışan; tahmini sayı ve elinizdeki liste.
- Tarih ve bütçe çerçevesi. Kesin ya da esnek tarih; bütçenin üst sınırı. Aralık vermek teklifi hızlandırır, ücreti artırmaz.
- Marka ve içerik. Marka kılavuzu, gösterilecek ürün, konuşmacılar ve sunumlar; varsa marka stratejisi çıktıları.
- Kısıtlar. Mekân tercihi, konaklama ve ulaşım, sponsor beklentileri, kurumsal onay süreçleri.
Ne ölçülür, nasıl raporlanır?
Etkinlikten bir-iki hafta sonra sonuç raporu gelir; her rakam brief'teki hedefle yan yana verilir.
| Metrik | Ne anlatır | Kaynak |
|---|---|---|
| Davet, kayıt ve katılım sayısı | Davetin ne kadarı kayda, kaydın ne kadarı katılıma döndü | Kayıt sayfası ve kapı kaydı |
| Kayıt/katılım oranı | Davet ve hatırlatma akışı işledi mi; gelmeyenler kim | Aynı kaynak |
| Sosyal erişim ve etkileşim | Etkinlik içeriği ve etiketi kaç kişiye ulaştı, kimler paylaştı | Meta Business Suite ve platform panelleri |
| Lead ve talep | Satış ekibine giden görüşme, teklif ve randevu sayısı | Kayıt formu ve satış ekibi geri bildirimi; Proje CRM ile takip edilebilir |
| Basın ve içerik üretici çıktısı | Kaç haber, kaç paylaşım, hangi mecrada | Basın takibi ve etiket taraması |
| Bütçe gerçekleşmesi | Plan ile gerçekleşen, kalem kalem | Tedarikçi faturaları |
Tedarikçi, bütçe ve risk
Etkinlik bütçesinin büyük kısmı üçüncü tarafa gider: mekân, teknik, ikram, ulaşım. Bu paranın nereye gittiğini görmek hakkınızdır.
- Tedarikçi faturaları açıktır. Mekân, sahne, ses ve ışık, ikram ve ulaşım gibi kalemler tedarikçinin kendi faturasıyla belgelenir; teklifte tedarikçi maliyeti ve Roimake hizmet bedeli ayrı satırlarda görünür.
- Komisyon mu, hizmet bedeli mi? Çalışma modeli anlaşmaya göre belirlenir: sabit hizmet bedeli ya da tedarikçi toplamı üzerinden oran. Seçim sözleşmede yazılıdır; tedarikçiden alınan indirim bütçeye yansır.
- Sözleşmeler sizin adınıza. Mekân ve büyük tedarikçi sözleşmeleri markanın adına yapılır. Ajans değiştirirseniz sözleşmeler sizinle kalır.
Risk ve B planı
Etkinlikte plan değil, planın bozulduğu an sınanır. Tedarik aşamasında yazılı bir risk notu hazırlarız: açık alanda hava için kapalı seçenek, konuşmacı gelmezse akış, teknik arızada yedek ekipman, kayıtlının çok üstünde ya da altında katılımda ikram ve oturma düzeni. Etkinlik günü sahada tek bir yönetici vardır; her tedarikçi ona bağlıdır.
KVKK notu. Davetli listesi kişisel veri içerir: ad, e-posta, telefon, kurum. Listeyi yalnızca o etkinlik için kullanır, kayıt sayfasında aydınlatma metni gösterir, etkinlik sonrası pazarlama iletişimi için ayrıca onay alırız; listenin paylaşıldığı tedarikçiyle veri işleme sözleşmesi yapılır. Etkinlikte fotoğraf ve video çekileceği girişte ve kayıt sayfasında bildirilir; görüntüsünün kullanılmasını istemeyen katılımcı için ayrı bir işaret ve alan tanımlanır. Görüntüleri reklamda kullanacaksanız ilgili kişilerden açık rıza alınır.
Etkinlik organizasyonu ücreti neye göre değişir?
Fiyatı sitede yazmıyoruz; çünkü elli kişilik basın kahvaltısı ile beş yüz kişilik lansman aynı başlığın altındadır. Tedarikçi maliyeti ayrı bölümde durur; hizmet bedelini şu kalemler belirler:
- Katılımcı sayısı ve süre. Kaç kişi, kaç gün; konaklama ve ulaşım var mı.
- Mekân ve teknik ölçek. Sahne, ses, ışık, LED ekran ve canlı yayın ihtiyacı.
- Konsept ve üretim. Özel tasarım stant, dekor ve deneyim alanı üretimi.
- Davet ve iletişim kapsamı. Kayıt sayfası, davetiye, hatırlatma akışı, basın ve sosyal medya duyurusu.
- İçerik ve dijital ayak. Çekim, canlı yayın, sonrası içerik ve kampanya.
- Hazırlık süresi. Altı haftadan kısa sürede kurulan işlerde tedarik maliyeti artar.
Kapsamda olmayanlar: tedarikçi maliyetleri (mekân, ikram, teknik, ulaşım; teklifin ayrı bölümünde, faturasıyla) · reklam bütçesi (sizin reklam hesabınızdan) · konuşmacı ve sanatçı ücretleri · influencer ücretleri · etkinlik sonrası sürekli sosyal medya yönetimi (ayrı hizmet).
Etkinlik ajansı nasıl seçilir?
Teklifleri toplam rakamla değil, şu altı soruya verilen cevapla karşılaştırın. Aynı soruları bize de sorun.
| Ölçüt | Sorulacak soru | İyi cevap neye benzer |
|---|---|---|
| Bütçe şeffaflığı | Tedarikçi maliyeti ile ajans bedeli ayrı mı; faturaları görebilir miyim? | İki bölümlü teklif; tedarikçi faturaları kapanış dosyasında |
| Hedef ve ölçüm | Etkinliğin başarısını neyle ölçeceksiniz? | Brief'teki hedefle karşılaştırılan sonuç raporu. "Herkes çok memnun kaldı" ölçüm değildir |
| B planı | Hava, konuşmacı ve teknik arıza için ne hazır? | Yazılı risk notu ve yedekler |
| Sahada kim var | Etkinlik günü sahada kim yönetecek, kaç kişi? | Adı konmuş tek bir saha yöneticisi ve rol listesi |
| Dijital devam | Etkinlik sonrası içerik ve kampanya planı var mı? | Çekim, sosyal içerik ve takip mesajı aynı takvimde |
| Kanıt | Benzer ölçekte ne yaptınız? | Ölçeği, hedefi ve sonucuyla anlatılan işler (referanslar) |
Sözleşme, sahiplik ve çıkış
Etkinlik ajansıyla sözleşme her projeye özel yazılır ve aşama teslimlidir.
- Aşama teslimli sözleşme. Konsept, tedarik ve uygulama ayrı aşamalardır; ödeme aşamaya bağlıdır.
- Her şey sizin adınıza. Mekân ve tedarikçi sözleşmeleri, kayıt sayfası, davetli listesi, fotoğraf ve video markanındır. Sosyal medya ve reklam hesaplarınızda yetkili kullanıcı olarak çalışırız, şifre istemeyiz.
- Ayrılırken. Tedarikçi listesi ve sözleşmeler, davetli verisi, tasarım dosyaları ve raporlar devredilir; davetli verisinin bizdeki kopyası silinir.
Projenizde kim çalışır?
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Proje yöneticisi | Tek muhatabınız. Bütçe, takvim, tedarikçiler ve onaylar onda |
| Konsept ve tasarım | Etkinlik konsepti, sahne ve stant tasarımı, davetiye ve sunum |
| Saha yöneticisi | Kurulum, prova, gün akışı ve söküm; etkinlik günü tüm tedarikçiler ona bağlı |
| İçerik ve dijital | Kayıt sayfası, davet akışı, çekim, canlı yayın ve sonrası içerik |
Mesai saatlerinde yazdığınız mesaja aynı gün dönüş yaparız. Etkinliğe son dört haftada haftalık durum toplantısı yapılır; sorularınız için iletişim sayfasından yazabilirsiniz.
Neden Roimake?
- Hedefle başlarız. Tek cümlelik hedef yazılmadan mekân aramayız; sonuç raporu o cümleyle karşılaştırılır. ROI'yi rakam değil kültür olarak görmemizin nedeni burada.
- Bütçe faturayla görünür. Tedarikçi maliyeti ve hizmet bedeli ayrı yazılır; tedarikçi indirimi size yansır.
- Etkinlik dijitalde devam eder. Çekim, sosyal medya ve reklam ekipleri aynı çatı altında; etkinlik günü aylarca kullanılan içeriğe döner. Markayla performansı birlikte düşünmemizin gerekçesi.
- Sahada tek el. Etkinlik günü tek bir yöneticiye bağlı ekip; siz sahneye odaklanırsınız.
- Sahada denenmiş ekip. Bugüne kadar 60'tan fazla etkinlik yönettik, 12 binden fazla katılımcı ağırladık.
Sık sorulan sorular
Etkinlik ajansı ne iş yapar?
Etkinlik ajansı ücreti neye göre belirlenir?
Bir lansman için ne kadar önce başlamalıyız?
Tedarikçileri biz mi seçiyoruz, siz mi?
Etkinlik ajansı ile organizasyon firması arasındaki fark ne?
Davetli listemizi paylaşmak KVKK açısından sorun olur mu?
Etkinlik iptal olursa ne olur?
Son güncelleme: 29 Eylül 2026